ARCHIVÉE - Patrimoine documentaire des Autochtones

Série Rouge et série Noir

Par Sean Darcy

Essai

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Le système de conservation des dossiers adopté à la suite des séries Rouge et Noire : 1923 aux années 1950

Le système « Sujet étendu » des séries Rouge et Noire a servi de base au système numérique duplex introduit en 1923. Le ministère, se rendant bien compte qu'il fallait un système de classement plus flexible afin de pouvoir organiser et rechercher de grands nombres de documents à l'administration centrale, a abandonné le système numérique simple en faveur d'un système de classement central numérique duplex basé sur le sujet.

Cependant, au lieu de créer un registre central pour les séries, le ministère a créé cinq nouveaux systèmes indépendants de classement par sujet qui ont été utilisés de 1923 à 1949, au moment où le ministère a délaissé ce système pour se tourner vers un système « numérique duplex modifié » unique et central. Les sujets des cinq registres étaient : « First Series », « Thousand Series », « School File Series », « Land Sale Series » et « Engineering and Construction Files » (traduction inexistante).

Jusqu'en 1923, les codes de responsabilité des agences existaient dans les séries Rouge et Noire comme des entités indépendantes. Les codes de responsabilité des agences de la série Rouge allaient de 1 à 100 et ceux de la série Noire allaient de 1 à 66. Lorsque le ministère a adopté le système de classification des dossiers numérique duplex, on a gardé les codes de responsabilité des agences de la série Rouge et on a débuté les codes de responsabilité des agences de la série Noire à 102. Par exemple, l'agence Assiniboine (anciennement nº 2) porte maintenant le code de responsabilité nº 102.

Le ministère a continué à utiliser les anciens registres et les registres de « Sujet étendu » bien que le nouveau système numérique duplex permette de connaître le sujet et l'agence d'un seul coup d'œil. Le ministère continuait toujours la séparation est et ouest des anciennes séries Rouge et Noire conservant un registre de feuillets détachés pour l'Ontario, le Québec et les provinces maritimes et un autre pour le Manitoba et les provinces de l'ouest. 9

Bien qu'un important nombre de documents aient été transférés des séries Rouge et Noire à leur successeur, les séries en nombre duplex, le ministère a continué à ajouter des documents aux séries Rouge et Noire jusqu'à aussi récemment que le milieu des années 1950, bien longtemps après que le ministère a adopté son système de classification par sujet. Cette suite des séries Rouge et Noire a été nommée ensuite « Haute Rouge » (est du Manitoba) et « Haute Noire » (ouest de l'Ontario) et les numéros de dossiers allaient de 600000 à 600582. Ces séries ne comprenaient plus que 582 pièces de correspondance générées entre le 31 août 1923 et le 4 avril 1947, après qu'une grande partie des documents a été transférée à la « First series ». 10 Il y a aussi des cas où, contrairement aux pratiques générales de conservation des documents, on a inséré de la correspondance dans les anciens dossiers des séries Rouge ou Noire.

Aucun système standard de classement des dossiers a été utilisé par les employés des bureaux locaux du ministère des Affaires indiennes avant 1950. Malheureusement, bien des documents précieux ont été perdus à cause de ces mauvaises pratiques de gestion. De plus, il était pratiquement impossible de déterminer quels dossiers avaient été créés ou perdus puisque aucun système de classement n'existait dans ces agences.

Pour une discussion plus approfondie de l'histoire du système central de conservation des documents (jusqu'en 1984) du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, veuillez lire l'article complet de Sean Darcy dans Archivaria, nº 58 (automne 2004), p. 161-171.

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