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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

3.4 Annexe I  --  Modalités de disposition des documents administratifs communs créés au soutien de la fonction de « - contrôleur - » de l'administration fédérale

A. Définitions clés

Documents administratifs communs
Documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et d'en témoigner les fonctions ou activités administratives internes que toutes les institutions de l'administration fédérale exercent ensemble ou dont elles se partagent l'exercice (par exemple, la gestion du matériel et la gestion des ressources humaines).

Documents d'exploitation
Documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et d'en témoigner les fonctions, programmes, processus, transactions, services et toute autre activité assignés à cette institution spécifiquement ou uniquement aux termes d'une loi, d'un règlement ou d'une politique.

Bureau de premier intérêt
L'institution fédérale - qu'il s'agisse d'un ministère, d'une agence, d'une commission, d'un bureau ou d'un autre organisme - qui tient son autorité et sa responsabilité pour exécuter une fonction particulière au nom de l'administration fédérale spécifiquement d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat.

Fonction de « - contrôleur - » (de l'administration fédérale)
Réunit les fonctions, sous-fonctions, processus, activités et transactions de nature administrative ayant trait à la gestion des ressources financières pratiquée par les institutions fédérales à l'interne et dans les transactions qui interviennent entre elles afin de faciliter l'application des politiques relatives aux opérations ainsi que l'exécution des programmes et la prestation des services. La Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur le vérificateur général sont les principales lois qui sous-tendent la fonction de « - contrôleur - » prise au sens large. Afin de préciser et d'exposer les exigences en matière de disposition des documents, la fonction de « - contrôleur - » a été subdivisée comme suit - :

• Vérification externe
• Gestion financière
• Gestion des programmes

Pour une description plus détaillée de ces sous-fonctions, se reporter au Profil fonctionnel (annexe II).

B. Portée de l'autorisation

• L'Autorisation nº 99/004 s'applique à tous les documents administratifs communs qui viennent étayer la fonction de « - contrôleur - » de l'administration fédérale (c'est-à-dire ceux qui témoignent des fonctions administratives communes, sous-fonctions, programmes et activités) sans égard à l'arrangement des documents ou au contrôle interne de ceux-ci au sein de chacune des institutions; l'autorisation remplace totalement le Plan nº 4 (Finances) des Plans généraux d'élimination des documents (PAC 86/001) et elle comprend plusieurs documents relatifs à des activités de gestion des programmes qui ne figuraient pas dans les anciens PGÉD.

• L'Autorisation nº 99/004, ainsi que les restrictions et les exclusions particulières d'ordre archivistique, s'applique à toutes les institutions assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, que leurs activités relatives à la fonction de « - contrôleur - » soient ou non exemptées de l'application des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi que des politiques et des lignes directrices du Conseil du Trésor ou d'autres organismes centraux régissant les activités du contrôleur. Ainsi, il se peut que des institutions ne soient pas obligées de respecter les politiques des organismes centraux pour ce qui est de la fonction de « - contrôleur - », pourtant ces institutions sont assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

• L'Autorisation nº 99/004 s'applique aux documents électroniques, aux bases de données et aux systèmes de bureautique - ainsi qu'à la documentation technique ou aux renseignements contextuels sur les métadonnées qui s'y rapportent - créés pour appuyer la fonction de « - contrôleur - » au sein de toutes les institutions de l'administration fédérale. Cette autorisation ne s'applique toutefois pas aux documents électroniques, aux bases de données ni aux systèmes de bureautique - non plus qu'à la documentation technique ou aux renseignements contextuels sur les métadonnées qui s'y rapportent - créés par les institutions fédérales au soutien d' une fonction qui leur a été assignée exclusivement ou spécifiquement aux termes d'une loi, d'une politique ou de leur mandat dans le cadre de leurs opérations ou à titre de bureau de premier intérêt.

• L'Autorisation nº 99/004 comprend les sujets et les documents qui figuraient au Plan nº 4 des PGÉD (PAC 86/001). Dans cette autorisation, la fonction de « - contrôleur - » a été subdivisée en trois sous-fonctions comme suit - :

1. Vérification externe - Comprend l'examen et l'évaluation effectués de façon impartiale par un vérificateur extérieur à l'institution où la vérification doit être menée et qui a pour mandat d'évaluer les méthodes de gestion financière et de gestion de programme en place à la lumière des résultats mesurables.

2. Gestion financière - Comprend l'établissement de rapports financiers, la classification des comptes, le contrôle budgétaire, les systèmes d'information financière, la comptabilisation et le contrôle des dépenses, la comptabilisation et le contrôle des recettes, la comptabilisation de l'actif et du passif, la comptabilisation des fonds à objet spécifique et les fonds renouvelables.

3. Gestion de programme - Comprend la gestion des dépenses et les activités de soutien, les plans et les projets d'immobilisations, les accords et les arrangements avec d'autres paliers de gouvernement, la gestion des risques, les frais d'utilisation externe, la diversification des modes de prestation des services et les activités relatives à l'examen, ce qui englobe la vérification interne et l'évaluation des programmes.

Il est clair, à l'examen de cette simple description de la sous-fonction de la gestion des programmes, que plusieurs documents relatifs à des activités de gestion des programmes qui ne figuraient pas dans les anciens PGÉD font maintenant partie intégrante de la nouvelle Autorisation nº 99/004.

• Les institutions qui ont des mandats opérationnels spécifiques à titre de bureaux de premier intérêt à l'égard de certains aspects de la fonction de « - contrôleur - » ne doivent pas appliquer l'Autorisation nº 99/004 à ceux de leurs documents d'exploitation qui ont trait à ces mêmes aspects de l'administration générale. Présentement, cette restriction s'applique expressément au Conseil du Trésor, à son ou à ses secrétariats, au ministère des Finances, au Bureau du Conseil Privé, au Vérificateur général, et à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Ces institutions ne peuvent appliquer l'autorisation qu'à leurs documents administratifs communs internes. Les fonctions, sujets, types de documents et documents de l'administration fédérale exclus de la portée de l'Autorisation nº 99/004 ou de toute autre autorisation pluriinstitutionnelle doivent être visés par des autorisations de disposition des documents accordées en particulier à des institutions fédérales dans le cadre d'un Plan pluriannuel d'élimination des documents (PPÉD).

• L'Autorisation nº 99/004 ne s'applique pas à des séries, à des groupes ni à des collections qui réunissent à la fois des documents administratifs communs et des documents d'exploitation.

• L'Autorisation nº 99/004 ne remplace pas d'autres autorisations qui exigent la préservation de documents dotés d'une valeur archivistique. On devrait l'appliquer après avoir appliqué l'Autorisation de détruire des documents éphémères, les autorisations de disposer de documents d'exploitation qui se rapportent à une institution en particulier (aussi appelées « - autorisations spécifiques de disposer des documents - » ou ASDD) et les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des groupes de documents de même nature (ou génériques) tels que les affiches, les documents d'un cabinet de ministre ou du responsable d'une institution et les documents générés par des systèmes d'imagerie électronique. Il y a également des autorisations de disposer des documents d'exploitation (à savoir les autorisations spécifiques) qui visent aussi la disposition de documents administratifs communs. Les modalités afférentes à ces autorisations spécifiques demeurent en vigueur.

• Il incombe à chacune des institutions de l'administration fédérale de comprendre et d'appliquer les dispositions législatives qui ont trait à la conservation et à la communication de l'information et, tout particulièrement, les dispositions législatives qui les concernent directement. Chaque institution a par conséquent le devoir de fixer les délais de conservation qui conviennent à ses documents, y compris les documents administratifs communs visés par l'Autorisation nº 99/004.

C. Autorisation de détruire des documents et exclusions

C.1 Autorisation de détruire des documents

1.1 Tous les documents créés, recueillis ou conservés sur quelque support que ce soit par une institution fédérale au soutien de la fonction de « - contrôleur - » de l'administration fédérale peuvent être détruits pourvu que les conditions suivantes se trouvent réunies - :

• les documents ne sont pas foncièrement des documents d'exploitation;
• les documents ne sont pas de nature mixte, c'est-à-dire en partie des documents administratifs et en partie des documents d'exploitation;
• les documents ne servent pas à étayer une fonction administrative dans un bureau de premier intérêt;
• les documents ne se trouvent pas soustraits à l'application de l'Autorisation nº 99/004 en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figurent à la présente annexe;
• les documents ne sont pas antérieurs à 1946; et
• les délais de conservation - que l'institution a assignés aux documents en fonction des exigences juridiques et opérationnelles - sont expirés.

1.2 Une application stricte des définitions et des exclusions que l'on vient d'énoncer, les huit exclusions particulières mentionnées au paragraphe 2.1 ci-dessous ainsi que l'application des diverses autorisations de disposer des documents selon l'ordre de priorité indiqué feront en sorte qu'il ne se trouve pas de documents dotés d'une valeur archivistique parmi le reste des documents administratifs communs qui étayent la fonction de « - contrôleur - » des institutions fédérales assujetties à la Loi sur les Archives nationales du Canada.

C.2 Exclusions

2.1 Les huit exclusions particulières à l'autorisation générale de détruire sont les suivantes - :

• vérifications externes effectuées par des consultants externes (vérifications internes);
• comptes en fiducie reliés aux fonctions opérationnelles reçues par mandat;
• plans et projets d'immobilisations importants (planification et exécution seulement);
• activité concernant la rémunération qui figure sur le dossier du personnel;
• dossiers des rapports finaux de vérification interne et d'évaluation des programmes au sein de l'institution, qui font partie de l'activité d'examen de celle-ci;
• diversification des modes de prestation des services;
• accords et arrangements avec d'autres paliers de gouvernement quand l'institution est susceptible de jouer le rôle de bureau de premier intérêt;
• paiements de transfert, subventions et contributions.

2.2 Outre l'autorisation générale de détruire (C.1.1) et les huit exclusions particulières (C.2.1), les documents qui entrent dans la portée de l'Autorisation nº 99/004 peuvent être détruits sans qu'il soit nécessaire de consulter Bibliothèque et Archives du Canada. Avant de disposer de quelque document que ce soit en rapport avec ces huit exclusions particulières, il importe de consulter la description plus détaillée de l'exclusion particulière ci-dessous.

C.3 Les vérifications externes

3.1 Quand une vérification est effectuée par un organisme central ou par un service de vérification offert par un organisme de services communs, les dossiers de l'institution qui se rapportent à la vérification peuvent être disposer en vertu de l'Autorisation nº 99/004.

3.2 Quand une vérification est effectuée par des consultants du secteur privé engagés par l'institution, l'Autorisation nº 99/004 ne permet pas de disposer de ces documents. On ne peut agir ainsi qu'en vertu d'une autorisation spécifique de disposer des documents.

C.4 Comptes de fonds en fiducie

4.1 Les comptes de fonds en fiducie qui comportent des responsabilités de fiduciaire à long terme ou pour une durée indéterminée, à savoir des responsabilités qui ont des répercussions sur les droits des particuliers et qui relèvent du mandat d'une institution; les documents qui étayent les politiques que l'on applique pour administrer de tels comptes, les accords de fiducie ainsi que les relevés annuels de tels comptes sont tous exclus de l'application de l'Autorisation nº 99/004 et l'on ne peut en disposer qu'aux termes d'une autorisation spécifique de disposer des documents.

4.2 La restriction énoncée au paragraphe 4.1 ci-dessus ne s'applique pas à l'élimination de relevés financiers et de documentation provisoires sur les comptes tels que les reçus originaux, les factures ou les livres de comptes pour comptes en fiducie. La restriction ne vise pas non plus les comptes de fonds détenus en fiducie à court terme qui découlent de l'administration de contrats reliés aux activités administratives d'une institution ni à la paye ou à d'autres aspects financiers de la fonction « - gestion des ressources humaines - ».

C.5 Plans et projets d'immobilisations

5.1 On peut disposer des documents qui se rapportent aux contrats et à la sous-traitance aux termes de l'Autorisation nº 99/004, à moins qu'ils ne se rapportent à la planification et à la réalisation de plans et de projets d'immobilisations importants. Tout document étayant l'élaboration d'une politique, la planification et l'évaluation d'un tel plan ou projet est exclu de l'application de l'Autorisation nº 99/004 et l'on doit en disposer aux termes d'une autorisation spécifique de disposer des documents. Pour l'application de la présente autorisation, tout plan ou projet d'immobilisations dont le budget atteint ou dépasse dix millions de dollars constitue un plan ou un projet d'immobilisations important.

C.6 Rémunération

6.1 La rémunération est en grande partie administrée comme un élément de la gestion des ressources humaines, et les parties du dossier sur la rémunération au dossier du personnel, comme les transactions sur la paye, sont exclues de l'application de l'Autorisation nº 99/004, et l'on doit en disposer en vertu de l'Autorisation nº 98/005.

6.2 On peut disposer des documents sur la rémunération (comme les listes ou les registres de paye) qui alimentent des systèmes financiers administratifs, notamment les comptes centraux et le système de paye administrés par Travaux publics et Services gouvernementaux, en vertu de l'Autorisation nº 99/004.

C.7 Vérification interne et évaluation des programmes - Activité d'examen

7.1 L'une des activités importantes d'une institution est l'examen qui comprend la vérification interne et l'évaluation de programmes exécutées par des agents d'examen et non par les gestionnaires des opérations. Les rapports finaux des évaluations internes et des évaluations de programmes auxquels viennent s'ajouter les dossiers qui témoignent de la réponse de la gestion, des mesures correctives et du suivi sont exclus de l'application de l'Autorisation nº 99/004, et l'on ne doit en disposer qu'au moyen d'une autorisation spécifique de disposer des documents.

7.2 On peut disposer des documents de vérification interne et d'évaluation des programmes de même que des dossiers de travail qui font état de la méthodologie, des procédures, des communications interministérielles et de l'interaction avec des organismes centraux en vertu de l'Autorisation nº  9/004.

C.8 Diversification des modes de prestation des services

8.1 La diversification des modes de prestation des services est d'abord et avant tout une activité de soutien de la gestion des programmes qui se rattache aux fonctions opérationnelles reçues par mandat. Les dossiers de cette activité qui témoignent des politiques opérationnelles, de la mise en œuvre de politiques, de la planification et de l'évaluation des programmes sont exclus de l'application de l'Autorisation nº 99/004. Toutefois, on peut disposer de tous les dossiers qui se rattachent à la diversification des modes de prestation des services qui témoignent des fonctions administratives communes en vertu de l'Autorisation nº 99/004.

C.9 Accords et arrangements avec d'autres paliers de gouvernement

9.1 Dans les cas où l'institution agit à titre de bureau de premier intérêt, les dossiers qui témoignent des accords et des arrangements avec d'autres paliers de gouvernement sont exclus de l'application de l'Autorisation nº 99/004. On ne doit disposer de ces dossiers qu'au moyen d'une autorisation spécifique de disposer des documents.

C.10 Paiements de transfert, subventions et contributions

10.1 Les documents d'une institution qui font état des fonctions opérationnelles reçues par mandat et qui se rapportent aux paiements de transfert, aux subventions et aux contributions (ou subventions conditionnelles) sont exclus de l'application de l'Autorisation nº 99/004. On doit toujours disposer de ce genre de documents au moyen d'une autorisation spécifique de disposer des documents.

10.2 Les documents qui ne font état que des opérations financières liées aux paiements de transfert, à la comptabilisation et au contrôle des dépenses, à la comptabilisation et au contrôle des recettes, à la vérification des paiements, à la budgétisation et au contrôle du budget des programmes, ainsi qu'aux paiements de transfert, aux subventions et aux contributions sont considérés comme des documents administratifs communs et l'on peut en disposer en vertu de l'Autorisation nº 99/004.

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